نظام الإبلاغ عن المشكلات وإدارتها في السعودية، يتابعه فريقك كله بوضوح.
عندما يحدث خلل، يجب أن يصل البلاغ إلى مكان يراه الجميع. يسجّل دفتريكس كل مشكلة كتذكرة لها أولوية وحالة ومسؤول، ويحتفظ بسجلها الكامل من لحظة الإبلاغ حتى إغلاقها.
- سجل واحد لكل البلاغات
- المسؤول والأولوية والحالة
- تقارير العدد ومدة الحل
تصوّر توضيحي للمنتج · بيانات تجريبية
ما هو نظام الإبلاغ عن المشكلات وإدارتها؟
نظام الإبلاغ عن المشكلات وإدارتها يمنح كل مشكلة مكاناً واحداً مشتركاً تُسجَّل فيه وتُتابع حتى نهايتها. عميل يبلّغ عن منتج معيب، أو فرع يرصد خطأ في فاتورة، أو زميل يلاحظ خللاً في طلب: كل ذلك يتحول إلى بلاغ له وصف واضح وتصنيف وأولوية وشخص مسؤول عن متابعته. ويستطيع الجميع معرفة حالته في أي وقت، فلا يضطر أحد إلى ملاحقة التحديثات بالاتصالات والرسائل.
يعتمد الإبلاغ عن المشكلات في دفتريكس على مكتب الدعم الفني. فكل بلاغ تذكرة يمكن إسنادها وتحديد أولويتها ونقلها بين الحالات المختلفة وتحويلها إلى شخص آخر عند الحاجة دون أن يضيع شيء من تفاصيلها. وتبني الملاحظات والردود سجلاً كاملاً على التذكرة، بينما تكشف تقارير عدد البلاغات ومدة حلها أين تتراكم المشكلات. ولأن كل تذكرة مرتبطة بسجل عميل، تبقى صفقاته وفواتيره في متناول اليد دائماً.
مصمم لإغلاق البلاغات، لا لتسجيلها فقط.
تسجيل سريع للبلاغ
دوّن طبيعة الخلل ومن تأثر به ومتى حدث، في تذكرة يستطيع فريقك كله الرجوع إليها لاحقاً.
أنواع البلاغات
صنّف البلاغات إلى فئات مثل عيب في منتج أو خطأ في فاتورة أو تأخر في الخدمة، واعرف أين تتركز.
أولويات واضحة
حدّد أولوية كل بلاغ، ليعالج الفريق أولاً ما يمس العملاء أكثر قبل الانتقال إلى المهام الأصغر.
الحالة بنظرة واحدة
انقل كل بلاغ عبر حالاته، ليعرف الجميع هل ما زال مفتوحاً أو قيد المعالجة أو تم حله.
إسناد وتسليم
أسند كل بلاغ إلى الشخص المناسب، وحوّله بسجله الكامل إذا احتاج فريق آخر إلى التدخل.
تقارير مدة الحل
تكشف تقارير عدد البلاغات ومدة حلها أي المشكلات تستغرق وقتاً أطول، وأين يحتاج الفريق إلى دعم إضافي.
من البلاغ إلى الحل في أربع خطوات
- 01
أبلغ عن المشكلة
سجّل المشكلة في تذكرة بوصف واضح، مع اسم العميل المتأثر وأي ملاحظات مفيدة للفريق.
- 02
افرز البلاغ
حدّد التصنيف والأولوية لكل بلاغ، لترتفع البلاغات الأكثر خطورة إلى أعلى قائمة العمل.
- 03
اعمل على الحل
يتحقق المسؤول من المشكلة، ويحدّث حالتها، ويدوّن كل خطوة على التذكرة أولاً بأول.
- 04
أغلق وراجع
غيّر حالة البلاغ إلى محلول، وأبلغ صاحبه بالنتيجة، واستعن بالتقارير لرصد المشكلات المتكررة.
كيف تختار أفضل نظام لإدارة البلاغات في السعودية؟
كثير من أنظمة تتبع المشكلات صُممت لفرق البرمجة. أما دفتريكس فصُمم للمنشآت التي تبيع وتصدر الفواتير وتخدم عملاءها كل يوم.
- لموظفي الخطوط الأماميةيستطيع موظفو المبيعات والمالية والدعم الإبلاغ عن المشكلات ومتابعتها دون تعلّم أداة مخصصة للمبرمجين.
- مرتبط بالعملاءكل بلاغ في سجل عميل بجانب صفقاته وفواتيره، وهذا مفيد حين تمس المشكلة الفوترة.
- العربية والإنجليزيةيسجّل الموظفون البلاغات ويردّون بأي من اللغتين، بتخطيط من اليمين إلى اليسار لمن يعمل بالعربية.
- مجاني للبدايةيمكن لشخص واحد استخدام دفتريكس مجاناً مدى الحياة. أضف فريقك متى كنت جاهزاً واسألنا عن الأسعار.
ابدأ إدارة البلاغات مجاناً
أنشئ حسابك في دفتريكس كمستخدم واحد مجاناً مدى الحياة، وابدأ تسجيل البلاغات اليوم، مع مكتب الدعم ونظام CRM والمحاسبة. وعندما يحتاج آخرون إلى الوصول، تواصل معنا لخطة تناسب فريقك.
ابدأ مجاناًأسئلة مهمة. إجابات بسيطة.
ما المقصود بالإبلاغ عن المشكلات؟
الإبلاغ عن المشكلات هو تسجيل أي خلل فور ملاحظته، مع تفاصيل كافية ليتمكن الشخص المعني من معالجته. ونظام الإبلاغ يحفظ هذه البلاغات في مكان واحد ويتابع كل بلاغ حتى يُحل.
ما الفرق بين الشكوى والبلاغ؟
الشكوى هي تعبير العميل عن عدم رضاه. أما البلاغ فهو أي مشكلة تحتاج إلى معالجة، سواء أبلغ عنها عميل أو زميل أو فرع. ويتعامل دفتريكس مع الاثنين كتذاكر في مكتب الدعم، لكل منها تصنيفه الخاص.
كيف تُسند البلاغات إلى المسؤولين؟
لكل تذكرة بلاغ مسؤول. تسندها عند تسجيل البلاغ، ويمكنك إعادة إسنادها لاحقاً، فيبقى واضحاً دائماً من المسؤول عنها، وينتقل السجل الكامل مع التذكرة أينما ذهبت.
هل يمكنني معرفة المدة التي يستغرقها حل البلاغات؟
نعم. يتابع دفتريكس أوقات الاستجابة على التذاكر، ويقدّم تقارير عن عدد البلاغات ومدة حلها، لترى أي أنواع المشكلات تستغرق وقتاً أطول وأين يحتاج الفريق إلى دعم.
هل نظام إدارة البلاغات مجاني؟
دفتريكس مجاني مدى الحياة لمستخدم واحد، ومكتب الدعم المستخدم في إدارة البلاغات مشمول مع نظام CRM والمحاسبة. ويمكن للفرق التي تضم مستخدمين أكثر التواصل معنا لمعرفة الأسعار.
هل يعمل نظام الإبلاغ عن المشكلات بالعربية؟
نعم. يوفر دفتريكس واجهة عربية كاملة بتخطيط من اليمين إلى اليسار، إلى جانب الإنجليزية، ليبلّغ كل شخص عن المشكلات ويديرها يومياً باللغة التي يعمل بها.
ترابط أكبر. إمكانيات أوسع.
اكتشف كيف تجتمع المبيعات والفوترة والدعم في تجربة واحدة.