محتويات المقال
إذا كانت منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة، فالفاتورة لم تعد مجرد مستند ترسله إلى العميل. أصبحت سجلا تنتظر منك هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) أن تصدره وتحفظه بصيغة محددة، وأن تشاركه معها في كثير من الحالات. يعرف هذا البرنامج باسم «فاتورة»، وجرى تطبيقه على مرحلتين.
هذا الدليل موجه لأصحاب المنشآت الصغيرة والمتوسطة ومديري الشؤون المالية فيها. يشرح متطلبات كل مرحلة، والفرق بين الفاتورة الضريبية القياسية والفاتورة الضريبية المبسطة، وما يجب أن يقدمه نظام الفوترة الإلكترونية المتوافق، والخطوات العملية التي تحتاجها قبل موعد الربط الخاص بمنشأتك.
ما الفوترة الإلكترونية (فاتورة) ومن تشمل؟
الفوترة الإلكترونية في السعودية هي إصدار الفواتير الضريبية والإشعارات الدائنة والمدينة المرتبطة بها، وتبادلها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة، من خلال حل تقني متوافق مع متطلبات الهيئة. تشرف زاتكا على البرنامج، وتستقبل الفواتير وتتحقق منها عبر منصة فاتورة.
تنطبق المتطلبات على المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة داخل المملكة، وتشمل أيضا أي طرف يصدر فواتير ضريبية نيابة عنهم، مثل مزود خدمة يتولى الفوترة لصالح عميله.
جاء التطبيق على مرحلتين:
- المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار): إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيا، وهي سارية منذ 4 ديسمبر 2021.
- المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل): ربط نظام الفوترة بمنصة فاتورة لتصل فواتيرك إلى الهيئة، وبدأ تطبيقها على مجموعات اعتبارا من 1 يناير 2023.
المرحلة الثانية امتداد للأولى، فكل ما طبقته في مرحلة الإصدار يبقى مطلوبا بعد الربط. لذلك من المفيد أن تضبط الأساسيات أولا.
المرحلة الأولى: متطلبات الإصدار
منذ 4 ديسمبر 2021 أصبح المكلفون ملزمين بإصدار الفواتير وحفظها وتعديلها إلكترونيا من خلال حل متوافق. وهذا يعني عمليا التخلي عن ممارسات اعتادت عليها منشآت صغيرة كثيرة:
- الفواتير المكتوبة بخط اليد غير مقبولة.
- الفواتير المعدة في برنامج Word أو في جداول البيانات ثم المحفوظة بصيغة PDF عادية غير مقبولة.
- يجب أن تتضمن الفاتورة الضريبية المبسطة رمز الاستجابة السريعة (QR).
- لا يجوز تعديل الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها دون أن يبقى أثر لذلك.
البند الأخير هو الأكثر تأثيرا في العمل اليومي. فالحل المتوافق مصمم لمنع التلاعب، وإذا صدرت فاتورة بخطأ فلا تعدل عليها مباشرة، بل تصدر إشعارا دائنا أو مدينا يشير إلى الفاتورة الأصلية، ليبقى في السجل ما تغير ومتى تغير.
لا تتطلب المرحلة الأولى إرسال أي بيانات إلى الهيئة، فهي تركز على طريقة إنشاء الفاتورة وحفظها. لهذا تعاملت معها منشآت كثيرة على أنها تحديث للبرنامج المحاسبي، بينما تمثل المرحلة الثانية مشروعا أكبر يحتاج إلى تخطيط.
المرحلة الثانية: الربط والتكامل وآلية المجموعات
بدأت المرحلة الثانية في 1 يناير 2023. وبدلا من إلزام جميع المنشآت دفعة واحدة، تستدعي الهيئة المكلفين على مجموعات (موجات) بحسب إيراداتهم الخاضعة للضريبة. لكل مجموعة موعد إلزام خاص بها، وتبلغ الهيئة المنشآت المشمولة قبل موعدها بستة أشهر على الأقل.
إذا لم يصلك إشعار من الهيئة فلست ملزما بالربط بعد. وإذا وصلك، فالموعد الوارد فيه هو الذي تبني عليه خطتك. راجع إشعار زاتكا الخاص بمنشأتك بدلا من الاعتماد على القوائم المتداولة على الإنترنت، فقد تكون قديمة أو لا تنطبق عليك.
صيغة الفاتورة وختم التشفير
في المرحلة الثانية تصدر الفواتير بصيغة XML وفق معيار UBL 2.1. ولمشاركة الفاتورة مع العميل يمكنك إرسال ملف بصيغة PDF/A-3 مضمن فيه ملف XML. ملف PDF نسخة مقروءة للعميل، أما الفاتورة التي تتعامل معها الهيئة فهي ملف XML المنظم.
وتحمل كل فاتورة ختم تشفير، وهو توقيع رقمي يربط الفاتورة بالحل المسجل لديك، ويجعل أي تعديل لاحق عليها قابلا للكشف.
تهيئة الحل والحصول على معرف ختم التشفير (CSID)
قبل أن يتصل نظامك بمنصة فاتورة يجب تهيئته لدى الهيئة. تسجل الدخول إلى بوابة فاتورة وتنشئ رمز تحقق لمرة واحدة، ثم يستخدمه حل الفوترة لطلب معرف ختم التشفير (CSID). هذا المعرف يعرف الحل لدى الهيئة، ويستخدم عند ختم الفواتير وإرسالها. وإذا كنت تصدر الفواتير من أكثر من نظام أو فرع، فعادة ما تحتاج كل وحدة إصدار إلى معرف خاص بها.
الاعتماد والإبلاغ
تتعامل المرحلة الثانية مع نوعي الفواتير بطريقتين مختلفتين:
- الاعتماد (Clearance) للفاتورة الضريبية القياسية (B2B): يرسل نظامك الفاتورة إلى الهيئة، فتتحقق منها، ولا يستلمها المشتري إلا بعد اعتمادها.
- الإبلاغ (Reporting) للفاتورة الضريبية المبسطة (B2C): تسلم الفاتورة إلى العميل فورا، ثم تبلغ الهيئة بها خلال 24 ساعة من إصدارها.
الفاتورة الضريبية القياسية والفاتورة الضريبية المبسطة
معرفة نوع الفاتورة التي تصدرها تحدد المسار الذي تتبعه في المرحلة الثانية. وكثير من المنشآت تصدر النوعين معا: فواتير قياسية لعملائها من الشركات، وفواتير مبسطة في نقاط البيع أو عبر المتجر الإلكتروني.
| وجه المقارنة | الفاتورة الضريبية القياسية | الفاتورة الضريبية المبسطة |
|---|---|---|
| المشتري المعتاد | منشأة أخرى (B2B) | مستهلك فرد (B2C) |
| المسار في المرحلة الثانية | الاعتماد (Clearance) | الإبلاغ (Reporting) |
| متى تصل إلى الهيئة | قبل أن يستلمها المشتري | بعد الإصدار، خلال 24 ساعة |
| رمز الاستجابة السريعة | اختياري في المرحلة الأولى، ويظهر في الفاتورة المعتمدة في المرحلة الثانية | إلزامي، ويولده نظام الفوترة |
| الصيغة في المرحلة الثانية | XML وفق UBL 2.1، ويمكن مشاركتها بصيغة PDF/A-3 مضمن فيها XML | XML وفق UBL 2.1، ويمكن مشاركتها بصيغة PDF/A-3 مضمن فيها XML |
| الإشعارات الدائنة والمدينة | تمر بالاعتماد مثل الفاتورة الأصلية | يبلغ عنها مثل الفاتورة الأصلية |
الصف الأخير يغفل عنه كثيرون. فالإشعار يتبع مسار الفاتورة التي يعدلها، ولذلك يجب أن تعمل إجراءات الإشعارات الدائنة لديك في المسارين.
ما الذي يجب أن يقدمه نظام الفوترة الإلكترونية المتوافق؟
سواء طورت نظامك داخليا أو اشتريته أو اشتركت في خدمة سحابية، يجب أن يتولى نظام الفوترة ما يلي:
- إنشاء فواتير منظمة بصيغة XML وفق UBL 2.1 تتضمن الحقول المطلوبة، مع نسخة مقروءة للعميل.
- إضافة رمز الاستجابة السريعة إلى كل فاتورة ضريبية مبسطة.
- تطبيق ختم التشفير باستخدام معرف ختم التشفير الصادر عبر بوابة فاتورة.
- إرسال الفواتير القياسية للاعتماد وانتظار رد الهيئة قبل مشاركتها مع المشتري.
- الإبلاغ عن الفواتير المبسطة خلال 24 ساعة، مع إمكانية إعادة المحاولة إذا انقطع الاتصال.
- منع التلاعب: لا تعديل ولا حذف دون أثر، وتتم التصحيحات عبر الإشعارات الدائنة والمدينة.
- حفظ الفواتير بشكل آمن وتسهيل الوصول إليها عند الحاجة.
- احتساب ضريبة القيمة المضافة بدقة، بتطبيق نسبة 15% حيث تنطبق، وإظهار مبالغ الضريبة بالريال السعودي.
- دعم اللغة العربية في الفواتير، مع الإنجليزية إلى جانبها إذا احتاج عملاؤك ذلك.
عند المقارنة بين الأنظمة، اطلب من المزود أن يعرض عليك كل خطوة من هذه الخطوات على فاتورة تجريبية. قائمة المزايا وحدها لا تكفي دليلا.
قائمة عملية للاستعداد
استخدم هذه القائمة سواء اقترب موعد مجموعتك أو لم يصلك إشعار بعد.
- تأكد من وضع منشأتك: راجع بيانات تسجيلك في ضريبة القيمة المضافة، وتحقق من وجود أي إشعار من زاتكا بموعد الربط.
- حدد أنواع فواتيرك: أين تصدر فواتير قياسية وأين تصدر فواتير مبسطة، بما في ذلك الفروع والمبيعات الإلكترونية وفرق العمل الميدانية.
- اجمع كل الأنظمة التي تصدر فواتير: نقاط البيع، ونظام تخطيط الموارد، والبرنامج المحاسبي، وجداول البيانات، وأي إجراء يدوي. كل منها يحتاج إلى مسار متوافق.
- نظف بيانات العملاء: تحتاج الفاتورة القياسية إلى بيانات مشتر مكتملة، مثل الرقم الضريبي والعنوان، حتى تعتمد دون أخطاء.
- اختر نظامك أو حدثه: تأكد أنه يدعم المرحلتين الأولى والثانية، بما في ذلك الاعتماد والإبلاغ والحصول على معرف ختم التشفير.
- جهز الدخول إلى البوابة: حدد الشخص المسؤول عن الدخول إلى بوابة فاتورة وإتمام خطوات التهيئة.
- اختبر قبل الإطلاق: أصدر فواتير قياسية ومبسطة تجريبية وإشعارا دائنا، وتأكد أن كل منها يعتمد أو يبلغ عنه كما هو متوقع.
- درب فريقك: يجب أن يعرف الموظفون أن الفاتورة الصادرة لا تعدل، وكيف يصدرون إشعارا دائنا أو مدينا بدلا من ذلك.
- خصص مراجعة يومية: كلف شخصا بمتابعة الفواتير المرفوضة أو التي لم يبلغ عنها، حتى تعالج المشكلات خلال مهلة الإبلاغ.
أين يأتي دور دفتريكس؟
دفتريكس منصة سحابية (SaaS) تجمع إدارة علاقات العملاء للمبيعات، وعروض الأسعار والفوترة، ومكتب الدعم الفني في مكان واحد، باللغتين العربية والإنجليزية مع واجهة من اليمين إلى اليسار. تصدر الفواتير الضريبية بالريال السعودي مع ضريبة القيمة المضافة بنسبة 15%، وتجد المدفوعات والتقارير إلى جانبها.
صمم دفتريكس ليكون نظام الفوترة الإلكترونية لزاتكا الذي يدعم المرحلتين الأولى والثانية، مع الربط مع منصة فاتورة لاعتماد الفواتير والإبلاغ عنها. ولأن بيانات العملاء وعروض الأسعار والفواتير موجودة في نظام واحد، تبقى بيانات المشتري التي تعتمد عليها الفاتورة القياسية في مكان واحد. ويمكنك الاطلاع على ارتباط الفوترة بالمدفوعات والتقارير في صفحة المحاسبة.
دفتريكس مجاني مدى الحياة لمستخدم واحد، ويمكن للفرق طلب الأسعار.
الأسئلة الشائعة
متى يجب على منشأتي الربط مع فاتورة؟
تطبق المرحلة الأولى على المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة منذ 4 ديسمبر 2021. أما المرحلة الثانية فتوزع فيها الهيئة المنشآت على مجموعات بحسب الإيرادات الخاضعة للضريبة، وتبلغ كل منشأة قبل موعدها بستة أشهر على الأقل. راجع إشعار زاتكا الخاص بك لمعرفة موعدك بدقة.
هل يمكنني إرسال الفواتير بصيغة PDF؟
ليس بصيغة PDF عادية معدة في Word أو جداول البيانات، فالفاتورة يجب أن تصدر من حل متوافق. وفي المرحلة الثانية تكون الفاتورة نفسها بصيغة XML، ويمكنك مشاركتها مع العميل في ملف PDF/A-3 مضمن فيه ملف XML.
ماذا أفعل إذا احتجت إلى تعديل فاتورة بعد إصدارها؟
لا يمكنك تعديلها أو حذفها. أصدر إشعارا دائنا أو مدينا يشير إلى الفاتورة الأصلية. وفي المرحلة الثانية يمر هذا الإشعار بمسار الاعتماد أو الإبلاغ نفسه الذي مرت به الفاتورة التي يصححها.
هل يوجد نظام فوترة إلكترونية مجاني؟
بعض المزودين يقدمون باقات مجانية، ومنها دفتريكس المجاني مدى الحياة لمستخدم واحد. وأيا كان اختيارك، تأكد قبل الاعتماد عليه في فواتيرك الفعلية أنه يغطي رمز الاستجابة السريعة وختم التشفير ومعرف ختم التشفير والاعتماد والإبلاغ.
هل تريد نقل فواتيرك إلى نظام مصمم للعمل مع منصة فاتورة؟ ابدأ مع دفتريكس مجانا لمستخدم واحد، أو اطلع على أسعار الفرق، أو تواصل مع فريق المبيعات.
